„Sprich mit uns, als wären wir Freunde.“
„Bitte nicht so förmlich, aber auch nicht zu locker.“
„Authentisch, aber professionell.“
Kommt dir bekannt vor? Willkommen im Dschungel der Markenkommunikation. Denn auch wenn das Produkt stimmt und die Website glänzt – wenn die Stimme deiner Marke überall anders klingt, wird’s schwer, Vertrauen aufzubauen. Gerade kleine Teams, in denen Social Media, Kundenservice, Newsletter und Webtexte von verschiedenen Personen betreut werden, stehen vor der Herausforderung: Wie sprechen wir als Marke eigentlich?
Und genau da hilft ein gutes Sprachregelwerk. Kein langweiliges PDF, das im Drive-Ordner Staub ansetzt. Sondern ein echter Leitfaden, der sagt: So klingen wir. So wollen wir verstanden werden. Das ist unser Ton.
Heute zeige ich dir, wie du genau das erstellst – mit einem brand voice guide template for small business teams, das einfach, praktisch und lebendig ist. Kein Konzernsprech. Keine Theorie. Sondern echtes Werkzeug für den Alltag.
Warum braucht ein kleines Team überhaupt eine Brand Voice?
Weil Konsistenz Vertrauen schafft. Und weil Menschen sich nicht nur an Inhalte erinnern, sondern an das Gefühl, das diese Inhalte hinterlassen haben.
Wenn der Support freundlich und locker schreibt, aber der Newsletter nach Anwaltskanzlei klingt – irritiert das. Wenn Instagram locker plaudert, aber der Website-Text steif ist – fühlt sich das unstimmig an. Und auch intern ist es hilfreich: Ein klar definierter Ton macht es leichter, Texte zu schreiben, Entscheidungen zu treffen und sich einig zu fühlen – selbst wenn mehrere Leute an der Marke arbeiten.
Was gehört in einen guten Brand-Voice-Guide?
Denk an dein Sprachregelwerk wie an ein Gesprächs-Handbuch. Es soll erklären, wie ihr euch ausdrückt – nicht nur was ihr sagt. Und es soll so geschrieben sein, dass auch Praktikant*innen, Freelancer oder dein zukünftiges Ich damit sofort arbeiten können.
Hier die wichtigsten Bausteine:
1. Kurzprofil der Marke
Bevor’s losgeht: Wer seid ihr überhaupt?
- Was ist euer Produkt / eure Dienstleistung?
- Wer ist eure Zielgruppe?
- Was ist euer Warum – also der tiefere Antrieb hinter dem Business?
Diese Fragen beantworten oft schon implizit, wie man kommunizieren sollte. Eine Yoga-Marke für junge Mütter spricht anders als eine B2B-Beratung für Steuerkanzleien.
2. Markenwerte als Sprachanker
Was ist euch wichtig? Und wie klingt das?
| Wert | Sprachliche Ausprägung |
| Nachhaltigkeit | Kein Greenwashing, sondern ehrlich & reflektiert |
| Nähe | Wir duzen, schreiben persönlich & empathisch |
| Klarheit | Keine Buzzwords, einfache Sprache |
So wird aus einem Buzzword ein konkreter Schreibstil.
3. Der Tonfall (Tone of Voice)
Hier geht’s ans Eingemachte. Beschreib in 2–3 Sätzen:
- Wie klingt unsere Marke? (z. B. freundlich, direkt, witzig, respektvoll)
- Was sind wir nicht? (z. B. ironisch, zu sachlich, belehrend)
- Welche Haltung zeigen wir gegenüber unserer Zielgruppe?
Beispiel:
Wir klingen wie eine gute Kollegin: ehrlich, verständnisvoll, auf Augenhöhe. Nicht überdreht, aber nie steif. Wir erklären gern – aber niemals von oben herab.
4. Do’s & Don’ts in der Praxis
Der wohl hilfreichste Teil. Zeig mit Beispielen, wie Sprache konkret aussehen soll – und was vermieden werden sollte.
| Situation | So schreiben wir’s (Do) | So lieber nicht (Don’t) |
| Kundenfeedback annehmen | „Danke für deinen Hinweis – das schauen wir uns an.“ | „Wir kümmern uns um Ihr Anliegen zeitnah.“ |
| Newsletter-Einstieg | „Hey, schön, dass du reinschaust.“ | „Sehr geehrte Damen und Herren…“ |
| Produktbeschreibung | „Sanft zur Haut, stark gegen Schmutz.“ | „Unsere innovative Reinigungslösung…“ |
Mach’s ruhig bunt. Je mehr echte Beispiele, desto besser.
5. Sprachliche Basics (optional)
Manche Dinge sind vielleicht offensichtlich – oder eben nicht:
- Duzen oder Siezen?
- Emojis – ja oder nein?
- Wie lang sind Absätze?
- Verwenden wir Gender-Sternchen, neutrale Formulierungen oder andere Varianten?
Klingt detailverliebt, ist aber in der Praxis super hilfreich.
6. Anwendungsbeispiele
Am besten nimmst du drei typische Kanäle oder Situationen aus deinem Business (z. B. Instagram-Post, FAQ-Antwort, Newsletter-Betreff) und zeigst, wie Texte dort im Markenton formuliert werden.
Das schafft Orientierung – und macht Lust, den Stil wirklich anzuwenden.
Bonus-Tipp: Halte den Guide lebendig
Ein guter Brand Voice Guide ist kein Denkmal, sondern ein Arbeitswerkzeug. Also:
- Mach ihn visuell ansprechend (z. B. als Canva-Dokument oder Notion-Seite)
- Erlaub Feedback aus dem Team
- Aktualisiere ihn, wenn sich Sprache oder Markenverständnis weiterentwickeln
Und vor allem: Nutz ihn. Teil ihn mit allen, die kommunizieren. Und erinnere dich selbst daran, wenn du merkst, dass deine Texte irgendwie „nicht ganz du“ klingen.
Fazit: Deine Marke hat eine Stimme. Gib ihr einen klaren Klang.
Egal ob du allein arbeitest oder mit einem kleinen Team – Sprache ist eines deiner wichtigsten Werkzeuge. Und ein klar formulierter Sprachstil bringt nicht nur Harmonie ins Texten, sondern auch Vertrauen bei deinen Kund*innen.
Mit einem durchdachten brand voice guide template for small business teams legst du das Fundament für konsistente, sympathische und markengerechte Kommunikation. Ohne starre Regeln, aber mit klarem Gefühl.
Denn am Ende erinnert man sich vielleicht nicht an jede Formulierung – aber daran, wie sich die Marke angefühlt hat. Und genau das entsteht aus Stimme, Ton und Haltung.
Mach’s spürbar. Mach’s echt. Mach’s in deiner Sprache.
