Jede Führungskraft kennt es. Der Posteingang quillt über. Termine, Rückfragen, CC-Nachrichten, Newsletters, Einladungen, „könntest-du-mal-eben“-Mails… und mittendrin die wirklich wichtigen Dinge, die aber untergehen, weil: Zeit ist knapp. Der Kopf ist voll. Und bei 184 ungelesenen E-Mails verliert selbst der strukturierteste CEO den Überblick.
Genau hier kommen virtuelle Assistentinnen ins Spiel. Sie sind oft die stillen Heldinnen im Hintergrund – und retten mit System, Klarheit und einem feinen Gespür für Prioritäten so manchen stressigen Montagmorgen. Aber wie geht das eigentlich – den Posteingang einer Führungskraft sinnvoll managen, ohne dass etwas untergeht oder zu viel Eigeninterpretation entsteht?
Die Antwort: Mit Struktur. Und zwar in Form einer ehrlichen, durchdachten, praxisnahen VA checklist for managing executive inbox, die nicht nach Lehrbuch klingt – sondern nach Alltag.
Warum überhaupt eine Checkliste?
Weil kein Tag wie der andere ist. Weil Kommunikation chaotisch sein kann. Und weil virtuelle Assistenzen (vor allem in Remote-Settings) klare Abläufe brauchen, die ihnen helfen, Verantwortung zu übernehmen – ohne ständig rückfragen zu müssen.
Eine gute Checkliste ist keine starre Liste, sondern ein Leitfaden. Sie hilft, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu erkennen, Wiederholungsaufgaben zu automatisieren – und das Vertrauen zwischen Executive und VA zu stärken.
Vorab: Was sollte geklärt sein, bevor die Arbeit beginnt?
Bevor es losgeht mit dem Sortieren, Filtern und Priorisieren, sollten ein paar Basics feststehen:
- Zugriffsrechte: Hat die VA direkten Zugriff auf den Posteingang? Oder arbeitet sie mit einer Weiterleitung?
- Kommunikationsstil: Wie soll auf Mails geantwortet werden? Förmlich oder eher locker?
- Was ist vertraulich? Gibt es E-Mails, die nicht geöffnet oder bearbeitet werden dürfen?
- Was darf gelöscht, archiviert oder automatisiert bearbeitet werden?
Diese Regeln sollten schriftlich festgehalten werden – als kleine „E-Mail-Governance“, auf die sich beide Seiten beziehen können.
Die VA-Checkliste für den Executive-Posteingang – in 5 Schritten
1. Tägliches Screening (idealerweise morgens und nachmittags)
- Neue Mails kurz überfliegen und in Kategorien einordnen (z. B. Dringend, Heute noch erledigen, Diese Woche, Unwichtig)
- Spam und irrelevante Newsletter sofort löschen oder abbestellen
- CC-Mails nur markieren, wenn ein Handlungsbedarf besteht
Tipp: Viele VAs nutzen dafür farbige Labels oder Sterne in Gmail bzw. Flags in Outlook. Visuelle Priorisierung hilft enorm.
2. Sortieren nach Priorität & Thema
- A-Priorität: Mails, auf die der CEO heute persönlich reagieren muss (z. B. Kundenanfragen, Investoren, Medien)
- B-Priorität: Mails, die delegiert oder vorbereitet werden können (VA erstellt z. B. einen Antwortentwurf)
- C-Priorität: Mails zur Info, die gelesen, aber nicht beantwortet werden müssen
- Z-Priorität: Mails, die sofort archiviert oder gelöscht werden können
Nicht vergessen: Die Priorisierung sollte regelmäßig rückgekoppelt werden – was heute C ist, kann nächste Woche A sein.
3. Antwortvorlagen & Drafts vorbereiten
Für häufige Anfragen lohnt es sich, Vorlagen zu entwickeln. Typische Fälle:
- Terminbestätigungen
- Ablehnungen von Angeboten
- Rückfragen zu Unterlagen
- „Ich leite das an mein Team weiter“-Antworten
Die VA kann Entwürfe vorbereiten, die der Executive nur noch durchliest und freigibt. Das spart Zeit – und hält den Kommunikationsstil konsistent.
4. Kalenderverknüpfung & To-do-Übergabe
Oft verstecken sich in Mails versteckte To-dos. Diese sollten direkt in den Kalender oder ein Projekttool übertragen werden:
- Terminwünsche? → In Kalender oder Terminanfrage eintragen
- Rückfragen? → Als Task an entsprechende Teammitglieder weiterleiten
- Deadlines? → Erinnerungen setzen (z. B. mit Notion, ClickUp oder Outlook-Reminder)
Ein guter E-Mail-Manager denkt weiter als bis zum “Senden”-Button.
5. Wöchentlicher Inbox-Cleanup
- Ordner aufräumen (z. B. „Erledigt“, „Später lesen“, „Projekte Q2“)
- Alte Anhänge prüfen und ggf. in die Cloud verschieben
- Mails markieren, bei denen der Executive nachhaken sollte
- Übersicht erstellen: Was war diese Woche wichtig? Was steht nächste Woche an?
Ein kurzer Wrap-up-Report (per Slack, Mail oder Notion-Dashboard) sorgt für Überblick – und zeigt dem Executive: Du musst nicht alles selbst machen.
Bonus: Nützliche Tools für das Inbox-Management
- Gmail-Labels & Filterregeln – für automatische Sortierung
- Outlook Quick Steps – für wiederkehrende Handlungen
- Boomerang / FollowUpThen – für zeitversetztes Erinnern
- Notion oder ClickUp – für Übergabe von Aufgaben aus Mails
- Loom oder Slack Voice – für kurze Rückfragen statt E-Mail-Pingpong
Fazit: Struktur schlägt E-Mail-Stress
Wer einen Posteingang betreut, betreut mehr als nur Kommunikation. Es geht um Vertrauen, Effizienz – und darum, den Kopf frei zu machen für das, was wirklich zählt. Mit einer gut durchdachten VA checklist for managing executive inbox gibst du nicht nur dir selbst einen Leitfaden an die Hand, sondern zeigst auch deinem Executive: Ich halte dir den Rücken frei.
Und wenn das System einmal läuft, wirst du sehen: Der digitale Papierstapel wird kleiner. Die Antworten werden klarer. Und du hast endlich wieder Luft zum Atmen – nicht nur zwischen zwei Meetings, sondern auch zwischen zwei Mails.
Denn E-Mail-Management ist keine Nebensache. Es ist stille Führung im Hintergrund. Und genau darin liegt seine wahre Kraft.
