Ein neuer Mandant ruft an, vielleicht durch eine Empfehlung, vielleicht durch Google. Die Chemie stimmt, das Erstgespräch läuft rund – und du hast das Gefühl: Das passt. Doch bevor du loslegst mit Buchungen, Lohnabrechnungen oder Jahresabschlüssen, kommt ein oft unterschätzter Schritt: das Mandatsschreiben.
Klingt trocken? Vielleicht. Aber in Wirklichkeit ist es eines der stärksten Tools für Vertrauen, Struktur und Professionalität – gerade im digitalen Zeitalter. Ein gut formuliertes Schreiben schafft nicht nur Klarheit über Leistungen, Fristen und Gebühren, sondern auch über Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit. Und das Beste: Es schützt beide Seiten – rechtlich und menschlich.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum ein individuelles engagement letter template for new accounting clients ein echter Gamechanger für deinen Kanzleialltag ist – und wie du es ohne Jurastudium und mit etwas Feingefühl erstellst.
Warum überhaupt ein Mandatsschreiben?
Viele Steuerberaterinnen und Buchhalterinnen arbeiten noch „auf Zuruf“. Ein kurzer Handschlag oder ein unterschriebenes Angebot – das reicht doch, oder? Nun, ja… bis es nicht mehr reicht.
Was, wenn…
- …der Mandant plötzlich behauptet, du hättest den Jahresabschluss schon längst abgeben sollen?
- …du Leistungen erbringst, die eigentlich gar nicht vereinbart waren?
- …sich Fristen verschieben und Missverständnisse entstehen?
Ein klar formuliertes Mandatsschreiben ist wie ein Sicherheitsgurt: Man merkt seine Wichtigkeit erst, wenn’s ruckelt. Deshalb sollte es nicht als bürokratische Pflicht gesehen werden – sondern als Einladung zu einer transparenten und strukturierten Zusammenarbeit.
Was sollte ein gutes Mandatsschreiben beinhalten?
Du brauchst kein 20-seitiges Vertragswerk mit Paragrafendschungel. Aber ein paar grundlegende Punkte sollten auf jeden Fall rein:
1. Leistungsumfang
Was wird konkret übernommen? Nur die laufende Buchhaltung? Auch die Lohnabrechnung? Oder geht’s bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen?
Tipp: Lieber etwas konkreter formulieren als zu allgemein. Beispiel:
„Die Kanzlei übernimmt ab dem 01.04.2024 die monatliche Finanzbuchhaltung einschließlich Umsatzsteuervoranmeldung. Nicht Bestandteil des Auftrags sind etwaige Prüfungen durch das Finanzamt oder Sozialversicherungsträger.“
2. Pflichten des Mandanten
Ja, auch das gehört rein. Denn eine Zusammenarbeit lebt von beidseitiger Verlässlichkeit. Zum Beispiel:
- Fristen zur Bereitstellung von Unterlagen
- Formate (z. B. digital oder in Papierform)
- Mitwirkungspflichten
3. Vergütung
Pauschal? Nach Stunden? Nach Gebührenordnung? Transparent muss es sein – und nachvollziehbar.
Achtung: Wenn du mit Paketpreisen arbeitest, erläutere klar, was enthalten ist – und was ggf. zusätzlich berechnet wird (z. B. Sonderauswertungen, Rückfragen zu Betriebsprüfungen etc.).
4. Haftung & Datenschutz
Hier reicht oft ein kurzer Hinweis mit Verweis auf deine allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Datenschutzrichtlinien. Klar, nicht besonders charmant – aber rechtlich notwendig.
5. Laufzeit & Kündigung
Ein klarer Rahmen gibt Sicherheit. Ob unbefristet mit monatlicher Kündigung oder an ein Geschäftsjahr gekoppelt – wichtig ist, dass es geregelt ist.
Beispielaufbau: So könnte dein Template aussehen
Du willst dir nicht alles selbst ausdenken? Verständlich. Hier kommt eine kompakte, praxisnahe Vorlage:
Mandatsschreiben für die Übernahme von Buchhaltungsleistungen
Sehr geehrter [Mandantin],
wir bedanken uns für das entgegengebrachte Vertrauen und freuen uns auf die Zusammenarbeit. Im Folgenden möchten wir die Eckpunkte unserer Vereinbarung festhalten:
1. Leistungsumfang:
Die [Kanzleiname] übernimmt ab dem [Datum] die laufende Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens [Name/Firma]. Dies umfasst insbesondere:
– Verbuchung laufender Geschäftsvorfälle
– Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
– Monatsabschlüsse inkl. betriebswirtschaftlicher Auswertungen (BWA)
2. Mitwirkungspflichten des Mandanten:
Bitte stellen Sie uns die erforderlichen Unterlagen jeweils bis zum 5. Werktag des Folgemonats digital zur Verfügung. Verspätete oder unvollständige Unterlagen können zur Verschiebung der Bearbeitungsfristen führen.
3. Vergütung:
Die monatliche Pauschale beträgt [XX €] zzgl. USt. Sonderleistungen, wie z. B. Auswertungen für Kreditinstitute, werden separat berechnet.
4. Datenschutz und Haftung:
Unsere Leistungen erfolgen auf Basis unserer AGB und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben. Diese finden Sie unter: [Link]
5. Laufzeit und Kündigung:
Der Vertrag beginnt am [Datum] und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.
Wir bitten um Ihre schriftliche Bestätigung. Für Rückfragen stehen wir selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.
Mit besten Grüßen
[Name, Unterschrift, Kanzleiangabe]
Wie du das Schreiben in deinen Workflow integrierst
Einmal erstellt, kannst du dein Mandatsschreiben-Template je nach Mandatstyp schnell anpassen. Digitale Signatur-Tools wie DocuSign oder Adobe Sign vereinfachen die Abwicklung – besonders bei Remote-Mandaten.
Tipp: Binde das Schreiben direkt in deinen Onboarding-Prozess ein – z. B. nach dem Erstgespräch per E-Mail als PDF mit persönlicher Notiz. Das zeigt: Du arbeitest professionell – und dennoch nahbar.
Fazit: Sicherheit, Vertrauen, Struktur – und Klarheit
Ein gutes engagement letter template for new accounting clients ist keine Formalität, sondern ein Zeichen von Klarheit und Wertschätzung. Es zeigt: Du nimmst deine Arbeit ernst. Und du nimmst deine Mandanten ernst.
Mit einem klaren Mandatsschreiben startest du Beziehungen auf Augenhöhe – mit weniger Missverständnissen, mehr Transparenz und einem sicheren Fundament. Und das ist doch, was wir uns in jeder Zusammenarbeit wünschen, oder?
Ob du Soloselbstständige betreust oder mittelständische Unternehmen – ein starkes Mandatsschreiben ist kein Extra. Es ist der Anfang einer vertrauensvollen, strukturierten Zusammenarbeit. Und genau die brauchen wir in der heutigen Zeit mehr denn je.
